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Am seidenen Faden

IT Strategie

In der Mustermann GmbH geht seit 20 Jahren alles seinen gewohnten Gang. Jeden Freitag verwendet Herr Müller seine Zeit darauf, aus dem antiquierten Auftragsbearbeitungssystem der Firma Bestellinformationen zu sammeln. Export als Text, per Zwischenablage in Müllers selbstgeschriebene Excel-Datei kopiert, durch ein paar Makros zusammengerechnet und als Zahlensammlung an Frau Meier, die in der Finanzabteilung den Forecast für den nächsten Monat vorbereitet. Herr Müller und Frau Meier haben das alles total im Griff.

Aus Sicht der Mustermann GmbH ist alles in Ordnung. Aber ist es das wirklich?

  • Nur Müller weiss, welche Daten zu sammeln sind. Oder: Wo.
  • Sein Excelblatt ist speziell. Bei den Kollegen gilt Müller deswegen als Excel-Guru, außer ihm versteht leider niemand, wie das Werkzeug funktioniert.
  • Als Herr Müller im Urlaub war, konnte Frau Meier keine Zahlen liefern.
  • Herr Becker aus dem Vertrieb beschwert sich häufig darüber, dass die Zahlen nicht mit seinen eigenen übereinstimmen. Kein Wunder: Er nutzt eine ganz andere Quelle als Herr Müller.
  • Frau Meier hat einmal versehentlich eine Zelle in Excel falsch kopiert. Die Überraschung bei der Präsentation der Zahlen war groß.
  • Herr Müller und Frau Meier wenden jeden Freitag gemeinsam etwa 4 Stunden Arbeitszeit für diesen Vorgang auf. In drei Jahren kostet allein dieser Vorgang mindestens 25.000 EUR an eingesetzter Arbeitskraft.

Herr Müller und Frau Meier bilden das, was man eine menschliche Schnittstelle nennt. Sie machen das schon lange so, niemand stellt das noch infrage. Niemanden stört der eingesetzte Aufwand, denn die beiden sind ja eh da. Es handelt sich also um eine E(h)-DA-Schnittstelle. Wir sind der Meinung:

Solche Konstrukte stellen ein erhebliches Risiko für Unternehmen dar. Warum?

  1. Es ist aufwändig, die Richtigkeit der Zahlen zu kontrollieren. Daher passiert es fast nie.
  2. Sowohl Herr Müller als auch Frau Meier kann auch mal ein Fehler unterlaufen. Wer würde den entdecken?
  3. Der Vorgang hängt personell an zwei Menschen. Fehlt einer, kommt der Prozess ins Stocken.
  4. Das Wissen der beiden Beteiligten ist zumeist nur in deren Köpfen vorhanden. Was geschieht, wenn einer die Firma verlässt?

Durch Müllers Excel-Blatt mit den speziellen Makros entsteht zudem eine technologische Sackgasse. Nach einiger Zeit ist durch die ad-hoc-Mentalität bei Müllers Lösungsfindung ein undurchschaubares Dickicht von Quelltext entstanden.

Durch Migration dieses Prozesses zu einer professionellen Softwarelösung kann die Mustermann GmbH in vielfacher Weise profitieren:

  • Herr Müller und Frau Meier können ihre Zeit für sinnvollere Tätigkeiten einsetzen.
  • Das Zusammenstellen der Forecast-Zahlen erfolgt durch ein programmierte Lösung mit stets gleichbleibender Qualität.
  • Durch die Umsetzung der Ideen von Müller und Meier wird der Vorgang dokumentiert, das spezielle Wissen der beiden quasi für alle nutzbar gemacht.
  • Die Entwicklung wird professionell geplant, durchgeführt und dokumentiert.

In Organisationen aller Größenordnung gibt es solche Konstellationen. Sie sind alltäglich und überall zu finden, gleichzeitig möchte niemand zugeben, hier Handlungsbedarf zu haben. Wie gehen Sie damit um? Welche Migrationen haben Ihnen das Leben erleichtert?